1. Berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008 (UU KIP)
Dalam kerangka Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, PPID merupakan pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik.
Tugas PPID (UU KIP)
Pengelolaan Informasi: Pengumpulan, penyimpanan, pendokumentasian, serta pengamanan seluruh informasi publik yang berada di bawah kewenangan badan publik.
Pelayanan Informasi: Menyediakan dan memberikan layanan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan dengan cara yang sederhana.
Pengujian Konsekuensi: Melakukan pengujian tentang konsekuensi (consequence test) atas informasi publik yang akan dikecualikan (dirahasiakan).
Penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP): Menetapkan, mengelola, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala.
Pembuatan Pertimbangan Tertulis: Menyusun pertimbangan tertulis secara resmi apabila ada permohonan informasi publik yang ditolak/dikecualikan.
Fungsi PPID (UU KIP)
Fungsi Penyedia & Pengelola: Berfungsi sebagai pusat pengelolaan dokumen dan informasi publik agar sistem kearsipan serta penyediaannya terorganisir.
Fungsi Layanan Akses Publik: Berfungsi sebagai single window (pintu utama) pelayanan akses informasi bagi masyarakat.
Fungsi Filter/Penyaring Informasi: Memastikan informasi yang dikategorikan rahasia/dikecualikan dilindungi sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
2. Berdasarkan Permendagri No. 1 Tahun 2021
Permendagri No. 1 Tahun 2021 mengatur Tata Cara Pengelolaan Informasi Publik dan Dokumentasi di Lingkungan Kemendagri dan Pemerintah Daerah. Regulasi ini mempertegas peran PPID Utama/PPID Pemda dan PPID Pelaksana.
Tugas PPID
Penyusunan & Pelaksanaan Kebijakan: Menyusun dan melaksanakan kebijakan teknis pengelolaan pelayanan informasi publik dan dokumentasi di lingkungan Pemda/Kemendagri.
Koordinasi & Konsolidasi: Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan bahan serta dokumen informasi publik dari PPID Pelaksana (perangkat daerah/unit kerja).
Verifikasi & Klasifikasi Informasi: Melakukan verifikasi bahan informasi serta menentukan penetapan informasi publik (kategori berkala, sedia setiap saat, serta merta, dan dikecualikan).
Pengujian Konsekuensi: Melaksanakan pengujian konsekuensi bersama tim penilai informasi untuk menetapkan informasi yang dikecualikan.
Pemutakhiran DIP: Mengelola, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik (DIP) Pemda/Kemendagri.
Pembinaan & Pengawasan: Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan pemantauan pelaksanaan layanan informasi publik yang dilakukan oleh PPID Pelaksana.
Penyusunan Laporan: Menyusun laporan tahunan dan berkala terkait pelayanan keterbukaan informasi publik.
Fungsi PPID
Fungsi Koordinasi Layanan: Menghubungkan seluruh unit kerja/perangkat daerah dalam satu ekosistem pengelolaan informasi publik terpadu.
Fungsi Pembinaan & Evaluasi: Mengawal standar kualitas pelayanan informasi publik oleh para PPID Pelaksana agar berjalan optimal.
Fungsi Penyelesaian Sengketa: Membantu Atasan PPID dalam menangani keberatan permohonan informasi hingga fasilitasi sengketa informasi publik di Komisi Informasi.